Pengertian
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau
acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat
penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis,
administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan
sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Tujuan Standar
Operasional Prosedur (SOP)
Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa
yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan
good governance.
Jenis-Jenis Standar
Operasional Prosedur (SOP),perkantoran
• SOP Teknis, yaitu standar prosedur yang sangat
rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti
sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. Prosedur standar ini
sangat rinci (detail) dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang pelaksana
(aparatur) atau satu peran/jabatan.
• SOP Administratif, yaitu SOP administratif adalah
standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat
administratif. Prosedur standar yang bersifat umum (tidak detail) dari kegiatan
yang dilakukan oleh lebih dari satu orang pelaksana (aparatur) dengan lebih
dari satu peran/jabatan.
Manfaat SOP
Penyusunan
dan penerapan SOP pada setiap penyelengaraan aktivias organisasi khususnya
dalam adminitrasi pemerintahan memerlukan manfaat sebagai berikut,yaitu :
- 1. Menjelaskan kinerja yang diharapkan artinya SOP menggambarkan dan mendokumentasikan kinerja pekerja dalam melaksanakan tugasnya.
- 2. Standarisasi aktivitas artinya SOP mengidentifikasikan tindakan dan peran yang di sepakati baik dalam standarisasi aktivitas,tindakan kordinasi dan kkomunikasi.
- 3. Acuan dokumen pelatihan artinya SOP dapat berisi kerangka kerja program pelatihan,briefing dan latihan.
- 4. Sistem analisis dan umpan balik dimana proses penelitian dan pengembangan SOP mencakup kesempatan para manajer untuk membandingkan secara langsung pelaksaan pekerjaan dengan kondisi yang diharapkan berdasarkan peraturan.
- 5. Komunikasi eksternal yaitu SOP menjelaskan filosofi dan rekomendasi praktis organisasi kepada pihak luar organisasi.
Pada
hakekat SOP disusun dan di laksanakan untuk menghindari diskomunakasi,konflik
dan permasalahan pada pelaksanaan aktivitas sebuah organisasi,untuk itu,SOP
memiliki karakteristik sebagai berikut:
- 1. Suatu petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku.
- 2. SOP berisi petunjuk untuk menjelaskan cara yang diharapkan dan di perlukan oleh pekerja dalam melakukan pekerjaan mereka.
- 3. Secara menyeluruh satuan SOP akan menggambarkan secara detail cara organisasi mengenai apa yang harus dilakukan,kapan,diamana,dan oleh siapa.
- 4. SOP adminitrasi tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan (teknical skills),tetapi menggambarkan peraturan organisasi untuk melakukan pekrjaan (procedural guidance)
SOP
tidak dapat dirumuskan dengan segelintir orang apalagi yang tidak memahami
sistem kerja perusahaan. Setidaknya diperlukan tim khusus yang berkompeten agar
SOP yang dibuat sesuai dengan keadaan sebenar perusahaan.
Adapun berikut ini beberapa cara yang bisa
dijadikan acuan:
1.
Pembentukan tim khusus SOP
Tim
terdiri dari tenaga kompeten dari setiap bagian/ divisi perusahaan misalnya
manajer pemasaran, manajer support, dll. Jika diperlukan, libatkan konsultan
jaminan mutu untuk mendapat informasi/ masukan yang tepat.
2.
Pembagian tugas tim
Tenaga
yang telah dibentuk diharuskan memiliki tugas dan tanggung jawabnya
masing-masing untuk memetakan deskripsi kerjanya.
3.
Penentuan sasaran penerapan SOP
Sasaran
SOP yaitu divisi-divisi di perusahaan yang memang patut atau perlu menggunakan
SOP
4.
Penentuan waktu dan tempat penerapan SOP
Perkirakan
waktu pelaksanaannya setelah verifikasi/ persetujuan atas SOP yang dibuat
termasuk tempat yang sesuai yaitu divisi masing-masing.
5.
Mendokumentasikan jenis kegiatan operasional setiap divisi
Setelah
tim memetakan alur kerja setiap divisi yang dipegangnya, catat apa saja jenis
kegiatan operasional yang selalu dilakukan. Pencatatan ini dalam bentuk perinci
beserta penjelasannya.
6.
Menyusun alur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung
Alur
kerja berupa bagan alur (flow chart) beserta penjelasannya. Instruksi kerja
adalah penjelasan perinci dari alur kerja. Formulir pendukung digunakan sebagai
arsip yang akan menjadi bukti otentik kegiatan operasional.
7.
Tukar pendapat/ masukan antarsesama tim
Saling
memberi masukan atau tambahan antarsesama tim.
8.
Libatkan pelaku pelaksana SOP
Tindakan
ini diperlukan agar pelaksana SOP dapat memberikan masukan atas temuan yang
kurang.
9.
Evaluasi dan perbaikan jika ada Rekonstruksi atau uji coba
Lakukan
pengujian SOP setiap divisi untuk mengetahui keefektifannya.
10.
Verifikasi dari pihak Quality Management Representative
Setelah
uji coba dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan, manajer QMR perusahaan berhak memverifikasi dan memberi persetujuan.
11.
Umumkan/ sosialisasikan kepada setiap pelaksana SOP
Sosialisasi
SOP dapat dilakukan dengan adanya rapat yang melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa ketika implementasi memang sudah siap.
12.
Pemantauan dan analisis
Dalam
beberapa bulan ke depan hingga setahun, pemantauan berkala harus selalu
dilakukan untuk menilai apakah ada kendala, kriteria yang salah, tidak efektif,
dll.
Referensi
:
.jpg)
.jpg)